Costumeiramente meus coachees reclamam da falta de tempo, também tenho observado isso acontecer em rodas de amigos, em contato com executivos de empresas clientes, etc. Enfim, a falta de tempo virou o problema do momento.
É comum ouvirmos: o dia precisaria ter no mínimo 30 horas / o tempo está passando muito depressa / não estou dando conta do recado / não consigo ler meus e-mails / não estou suportando o volume de trabalho e a pressão na empresa por prazos / e por ai vai…….
Sabemos que o tempo é igual para todos, ou seja, todos nós temos as mesmas 24 horas no dia. Portanto, como fazer o uso do tempo de uma forma realizadora, produtiva e com qualidade.
O tempo, do meu ponto de vista, é o que há de mais perecível na vida. O prazo de validade é curto demais…. A cada minuto que passa, esse tempo não volta mais!! Ele expirou e, pior que tudo isso, é sabermos que não tem tempo a venda!!! Portanto, não temos como repô-lo!!
Então, pensando nisso, estou trazendo algumas dicas para que possam ser utilizadas na Administração do “SEU” Tempo,no trabalho e em sua vida pessoal.
1) FOCO / OBJETIVIDADE – tenha seus objetivos bem definidos, com metas claras e indicadores para verificar se realmente atingiu com efetividade e qualidade seus resultados.
2) ESTABELECER PRAZOS – Fundamental!!! Precisamos definir os prazos com dia, mês e ano, para todos os nossos objetivos, metas e ações. Sem prazo, jamais alcançaremos o que queremos, ou melhor, poderemos sim alcançar, mas com um prejuízo de tempo desnecessário e de custo direto ou indireto incalculável.
3) PRIORIZAÇÃO – Cada vez mais, teremos mais e mais atribuições, isso será irreversível…. e o tempo será o mesmo!!!! Então, precisamos saber priorizar nossas ações. Como escolher as principais atividades, as de alto impacto??? Fácil, vamos utilizar duas ferramentas, quais sejam:
- Regra de Pareto (80/20). Ela diz que 20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos, isto é, 20% do que você faz explica 80% dos seus resultados. Assim, pense quais são as principais atividades que você precisa realizar para atingir resultados superiores.
- Tabela de Priorização – Crie uma tabela em excell com os todos os projetos ou atividades que precisa desenvolver, defina alguns atributos de valor, por exemplo : Retorno financeiro / Investimento / Tempo do Projeto / Autonomia / outros que julgar importante. Para esses atributos de um peso (ex: 1 / 2 / 3) para cada um deles, conforme seu grau de importância no projeto. Na sequência multiplique os pesos dados em todos os atributos, o resultado lhe mostrará a priorização que deverá adotar.
Veja o exemplo abaixo:
Projetos ou Atividades / Investimento / Retorno Financeiro / Autonomia /Prazo / Resultado / Priorização
Projeto A 3 1 2 3 18 2o.
Projeto B 1 3 1 2 6 4o.
Projeto C 2 2 3 1 12 3o.
Projeto D 1 3 3 3 27 1o.
4) MESA LIMPA – Representa organização, disciplina, limpeza, compromisso com a entrega, equilíbrio emocional, portanto, como dica, deixe em sua mesa exclusivamente o material no qual está trabalhando, dedique-se de forma concentrada e focada nesse assunto. Evite deixar lembretes / post its / vários pontos de anotações em sua mesa ou em seu computador. Isso rouba a sua atenção e tira o foco de sua atenção daquilo que realmente precisa priorizar ou executar naquele momento. Defina um único local (porta de entrada) para registrar as suas atividades – crie um gerenciador para facilitar a sua visualização – pode ser criado de forma simples em seu Outlook / em excell / ou outra ferramenta que preferir. Assim terá condições de visualizar as atividades e ter um dimensionamento de sua agenda diária, semanal, mensal, anual.
5) PROCRASTINAR JAMAIS – Isso não combina com os tempos atuais. Faça o que tem que ser feito já. Tudo o que começar, termine!!!!! Não empurre com a barriga, pois, lá na frente, isso poderá ser um item de verdadeiro stress em sua vida, o que não era nem importante e nem urgente passará a sê-lo.
6) CABEÇA VAZIA – Segundo David Allen (Consultor / escritor de vários livros / Professor), devemos manter a nossa cabeça vazia, limpa, ocupada somente com o que de fato estamos fazendo. Esse estado nos permite a criatividade, o “no stress”, ficamos com a mente mais leve, saudável, com mais energia e mais produtivos. As suas atividades devem estar registradas em um gerenciador e não na sua mente!!! Eu faço isso e realmente funciona!!!!!
7) SABER DIZER NÃO – Dizer “não” é uma arte, o não pode ser dito de várias formas, e precisamos tomar cuidado com quantos nãos damos ao longo do nosso dia. Isso pode queimar a imagem, já pensou nisso!! Portanto, uma dica, negocie prazos, apoie na negociação de recursos, faça algo que o outro não se sinta preterido ou prejudicado com sua atitude. Desta forma, você sempre será visto como um parceiro, pronto para ajudar. Vale a pena!!!!
8) SABER DELEGAR – Precisamos refletir se tudo o que está a nossa frente precisa mesmo ser executado por nós. Avalie o processo e transmita seu conhecimento para sua equipe, faça isso sempre. Você terá ao seu lado pessoas preparadas para assessorá-lo nas atividades meio e você poderá dedicar seu tempo nas estratégias. O ato de não saber delegar leva a centralização, que é é um forte roubador de tempo, de qualidade, de produtividade e de sucesso. O mais incrível é ter visto em minha vida pessoal e profissional, pessoas que buscam a centralização como uma forma de garantir o seu emprego, o poder, o status. Confesso ficar muito triste ao ver isso, pois essas pessoas estão na contra mão do sucesso.
9) ESTABELECER PERÍODOS DE LEITURA E RESPOSTAS AOS E-MAILS – Devemos nos organizar para as leituras diárias, incluo nestas as correspondências que chegam de forma digital ou analógica. Hoje temos várias redes sociais, e-mails, correspondências impressas, revistas, jornais, etc… Defina um horário para as leituras, preferencialmente, na primeira hora do dia assim que chegar no trabalho e na primeira hora após ao almoço, desta forma você ficará informado sobre assuntos importantes e os quais merecem a sua ação. Se você for um dos poucos privilegiados e tiver uma secretária, uma assistente, ou alguém que possa fazer essa triagem para você, será ótimo!!
10) REGRA DE OURO – DOS 2 MINUTOS – Centralize todas as “coisas” que entram para você em um único canal de entrada, quanto mais centralizado maior o controle dos seus compromissos. O que são essas “coisas”, são os e-mails, correspondências, revistas, jornais, telefonemas, demandas por reuniões, projetos, outros. Faça o critério de triagem da seguinte forma:
Considere se nos 02 primeiros minutos você resolve o assunto, se “sim”, resolva de imediato, não deixe para depois.
Se “não”, avalie se ele poderá ser delegado para alguém de sua equipe, se “sim”, delegue de imediato e coloque em uma pasta para follow-up.
Se “não” for possível delegar e tratar-se de uma providência que levará mais que 2 minutos, e que depende de sua ação, classifique em pastas de ações que necessitam de 15 minutos / 30 minutos / 1 hora (crie uma pasta para cada tempo), e que tenham que ser resolvidas por você no mesmo dia.
Se a “coisa” necessitar de mais de 1 horas de trabalho, considere-a como um projeto e classifique-a na pasta de projeto – neste caso, vc vai trabalhar com a regra de priorizações (urgente / importante , Regra de Pareto / Tabela de Priorizações / outros).
Se a “coisa” não requer ação, e for lixo, então delete imediatamente!
Se a “coisa” for para seu conhecimento e um dia poderá ser útil, direcione para os arquivos físicos ou eletrônicos – de imediato – não deixe para depois.
Estas são algumas dicas de David Allen de forma bem resumida mas que dão um bom auxílio para a gestão das tarefas.
11) REUNIÕES DE IMPACTO – Estabeleça prioridades para a convocação e realização de reuniões. Determine o objetivo, o assunto, a agenda, metodologia, número de participantes, instalações, equipamentos, horário, finalidade e duração. Importante fazer a ata para acompanhamento e follow-up.
Não há necessidade de você estar presente em todas as reuniões. Veja as que realmente dependem de sua presença, conhecimento e liberações, caso contrário, delegue à alguém de sua equipe.
Faça esforço e eduque os demais para respeitar os horários de início e término de cada reunião. Além disso, “foco”!!! Evitar desvios de assuntos e conversas paralelas, isso interrompe o processo com distrações desnecessárias.
Reuniões não podem ser longas, senão viram treinamento, workshop, agenda de trabalho ou qualquer outra coisa…. Reunião produtiva tem que ser no máximo de 1 ou 2 horas.
Aproveite os recursos tecnológicos evitando deslocamento com viagens, horas em trânsito e distanciamento de sua base de trabalho. Hoje temos recursos por vídeo conferência / Skype / MSN, dentre outros.
12) CELULAR DESLIGADO – Mantenha o telefone celular desligado, isto serve para as circunstâncias de reuniões, palestras, workshops, treinamentos, cinema, teatro, cultos religiosos, etc….. Nos intervalos, você terá condições para retornará às ligações. Lembre-se você não está sozinho nesse momento e isso incomodará muitas pessoas, tirando a atenção delas do foco principal.
13) PRIORIZE VOCÊ, VOCÊ E VOCÊ – Cuide de sua saúde, evite cuidar de doenças. Priorize sua saúde e tenha boas condições físicas e mentais para aproveitar o seu tempo com energia e qualidade. Pratique exercícios, caminhe, faça uma alimentação saudável, beba muito líquido, freqüente um médico regularmente, procure orientações com profissionais especializados para que tenha a melhor orientação possível.
Pratique a sua espiritualidade, atenda a sua intuição, perdoe sempre, saiba ouvir e esteja sempre disposto a ajudar o próximo. Pratique meditação pelo menos 01 vez ao dia. Se conseguir tenha algum contato com a natureza, ela é uma fonte de energia inesgotável, que nos permite momentos de reflexões e contato com o nosso interior.
Acredito que com estas práticas você terá condições de utilizar melhor seu tempo com assuntos que lhe tragam maiores recompensas.
Abaixo a bibliografia para aqueles que queiram estudar mais o assunto:
o Allen, David – Gerencie sua mente não o seu tempo – Editora Landscape
o Mc Donald, Lucy – Saiba como equilibrar vida pessoal e profissional e encontre o bem estar – Publifolha
o Bernhoeft, Renato – Administração do tempo – Um recurso para melhorar a qualidade de vida pessoal e profissional– Editora Nobel
o Allen David – A arte de fazer acontecer – Editora Campus
o Drucker, Peter – O gerente eficaz – Editora Zahar


